Gmina Sokolniki - Sekretarz

Funkcję Sekretarza Gminy Sokolniki pełni Pani Ewelina Kos

tel. 62 62 62212

Sekretarz Gminy Sokolniki przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków
od poniedziałku do piątku w godzinach pracy urzędu

 

1. Sekretarz wykonuje powierzone przez Wójta zadania, do których należy w szczególności:

1) opracowywanie projektu statutu Gminy, jego zmian oraz statutów jednostek pomocniczych
tj. sołectw;

2) opracowywanie projektów regulaminów dotyczących organizacji pracy Urzędu oraz aktów wewnętrznych w zakresie spraw kadrowych i administracyjnych;

3) zapewnienie właściwej organizacji pracy Urzędu i warunków jego działania:

a) opracowanie struktury organizacyjnej Urzędu oraz podziału zadań i kompetencji poszczególnych referatów, stanowisk samodzielnych oraz stanowisk w referatach i ich obsady etatowej, w sposób adekwatny do realizowanych zadań, z uwzględnieniem zmian wynikających z obowiązujących przepisów, opracowanie zakresów obowiązków kierowników komórek organizacyjnych oraz opracowanie zakresów obowiązków pracowników Urzędu w uzgodnieniu z ich bezpośrednim przełożonym,

b) koordynowanie realizacji zadań związanych z organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych oraz obiegiem informacji w Urzędzie,

c) zapewnienie warunków organizacyjnych dotyczących procedur załatwiania spraw w Urzędzie oraz nadzór nad ich przestrzeganiem,

d) prowadzenie spraw w zakresie kart usług i ich aktualizacji,

e) zapewnienie prawidłowej organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie, prowadzenie spraw z zakresu kontroli zarządczej;

f) prowadzenie ewidencji kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,

g) prowadzenie analiz materiałów pokontrolnych i przedkładanie Wójtowi wniosków mających na celu eliminację uchybień i poprawę jakości pracy w Urzędzie,

h) prowadzenie spraw związanych z wyborem audytora wewnętrznego, współpraca z audytorem w celu zapewnienia warunków niezbędnych do przeprowadzenia audytu, kompletowanie akt audytu, monitorowanie wykonania rekomendacji zatwierdzonych przez Wójta,

i) inicjowanie usprawnień, upowszechnianie nowoczesnych metod organizacji pracy,

j) koordynowanie realizacji zadań, w szczególności wynikających z planów pracy Urzędu oraz aktów prawnych stanowionych przez Radę oraz wydawanych przez Wójta,

k) nadzór nad sposobem i terminowością rozpatrywania skarg i wniosków,

l) prowadzenie rejestru przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków,

m) nadzór nad prawidłową obsługą obywateli,

n) nadzór nad mieniem Urzędu i środkami budżetowymi przeznaczonymi na pokrycie kosztów jego funkcjonowania,

o) prowadzenie rejestru upoważnień, pełnomocnictw i aktów prawnych wydawanych przez Wójta;

4) prowadzenie akt osobowych kierowników jednostek organizacyjnych Gminy tj. Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Turystyki w Sokolnikach, Biblioteki Publicznej Gminy Sokolniki oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sokolnikach;

5) nadzór nad opracowywaniem projektów uchwał Rady oraz zarządzeń Wójta;

6) nadzór nad zapewnieniem prawidłowej obsługi sesji Rady i posiedzeń  komisji Rady;

7) nadzór nad przestrzeganiem rzetelnego i terminowego załatwiania interpelacji i zapytań radnych;

8) realizowanie polityki zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie:

a) podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy, za wyjątkiem spraw związanych z nawiązywaniem, rozwiązywaniem lub zmianą stosunku pracy oraz spraw związanych z wynagrodzeniami, sporządzanie dokumentacji pracowniczej;

b) prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu,

c) prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadry, inicjowanie i tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu, w tym podejmowanie decyzji w zakresie dokształcania,

d) koordynowanie spraw związanych z oceną pracowników Urzędu, kierowników komórek organizacyjnych Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,

e) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu i kierowników komórek organizacyjnych, w tym wydawanie poleceń służbowych,

f) udzielanie urlopów pracowniczych i kierowanie na wyjazdy służbowe,

g) prowadzenie spraw związanych z organizacją naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze w Urzędzie,

h) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzeniem służby przygotowawczej;

9) stwierdzanie własnoręczności podpisów i potwierdzanie zgodności z oryginałem dokumentów;

10) dekretowanie korespondencji wpływającej do Urzędu;

11) nadzór nad zapewnieniem prawidłowego dostępu do informacji publicznej oraz funkcjonowania Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu;

12) nadzór nad realizacją zadań związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów i referendów;

13) prowadzenie spraw w zakresie ustalania herbu, flag, emblematów, insygniów lub innych symboli Gminy;

14) udzielanie informacji o funkcjonowaniu urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy;

15) nadzorowanie czynności w zakresie zamawiania, ewidencjonowania, likwidacji oraz przechowywania pieczęci urzędowych i pieczątek dla Urzędu;

16) prowadzenie spraw związanych ze składaniem i analizą oświadczeń majątkowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy;

17) realizacja zadań związanych z przeprowadzeniem wyborów na ławników;

18) potwierdzanie faktu zawarcia umowy dzierżawy w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników;

19) wykonywanie innych zadań i obowiązków nałożonych obowiązującymi przepisami prawa
za wyjątkiem należących do wyłącznej kompetencji Wójta.

2. Sekretarz pełni jednocześnie funkcję Kierownika Referatu Organizacyjnego.

3. Sekretarz wykonuje czynności za pracodawcę z zakresu prawa pracy wobec Wójta za wyjątkiem czynności zastrzeżonych w ustawie o pracownikach samorządowych dla Rady i Przewodniczącego Rady.